Wij realiseren ons, dat waar mensen samenwerken, misverstanden kunnen ontstaan of zelfs fouten kunnen worden gemaakt.

Algemeen

Huibers accountants – adviseurs hecht aan tevreden relaties en daarom werken we continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Mocht je desondanks ontevreden zijn over één van onze medewerkers of directieleden, over onze dienstverlening of over welke aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij je nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Hiervoor hebben wij een klachtenregeling opgesteld.

Het doel van onze klachtenregeling is primair om klachten van klanten, van eigen medewerkers dan wel van andere belanghebbenden, naar ieders tevredenheid op te lossen. Daarnaast is het doel van onze klachtenregeling om van de klachten te leren en indien nodig wijzigingen aan te brengen in het interne beheersingssysteem van onze organisatie ter voorkoming van (nieuwe) klachten. Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte en gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost. Wij verzoeken je daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat je eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heb je redenen om dit niet te willen, dan kunt je ook contact opnemen met een van de kantoorleiders en kwaliteitsbepaler van ons kantoor, de heer Jos de Graaf. Mocht het zijn functioneren betreffen, kun je ook vragen naar onze andere kantoorleider de heer Ed Snitselaar of onze compliance officer de heer Joran ten Have.

Hoe dient je jouw klacht in?

Is je probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens jou niet voor een (telefonisch) gesprek, dan kun je de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan door een mail te sturen naar één van onze kantoorleiders: de heer Jos de Graaf (j.degraaf@huibers-accountants.nl) of de heer Ed Snitselaar (e.snitselaar@huibers-accountants.nl). Ook hier geldt: is de heer Jos de Graaf of Ed Snitselaar zelf bij de kwestie betrokken, dan word je verzocht een mail te sturen naar onze compliance officer de heer Joran ten Have (complianceofficer@huibers-accountants.nl).

Wat meld je bij het indienen van een klacht?

Wij vragen je, indien van toepassing, de volgende gegevens te melden:

eigen naam, bedrijfsnaam, adres, (mobiele) telefoonnummer en/of emailadres;
de vermelding dat het om een klacht gaat;
de vermelding dat de klacht (een medewerker van) Huibers accountants – adviseurs betreft;
de naam van de medewerker of de kantoormanager/directielid tegen wie de klacht is gericht;
de reden waarom je de klacht indient en vermelding van de overtreden norm;
een duidelijke omschrijving van de klacht, inclusief alle relevante feiten en omstandigheden;
de voor jouw gewenste/passende oplossing indien relevant.

Hoe wordt jouw klacht afgehandeld?

Wij behandelen jouw klacht op de onderstaande wijze:

Binnen 10 werkdagen na ontvangst van jouw klacht zullen wij de ontvangst van jouw klacht schriftelijk bevestigen.
Wij zullen zo spoedig mogelijk, doch in beginsel binnen 6 weken na ontvangst van jouw klacht, inhoudelijk reageren op deze klacht en indien mogelijk een bevredigende oplossing aanbieden.
Indien onze reactie niet binnen zes weken kan worden gegeven, ontvang je daarvan bericht en zullen wij indien mogelijk aangeven binnen welke termijn wij verwachten een inhoudelijke reactie te kunnen geven.
Wij zullen bij een reactie op de klacht aangeven wie of welke afdeling van onze organisatie met de afhandeling van de klacht belast is geweest.
Indien een klacht anoniem is ingediend, zal de klacht uitsluitend intern in behandeling worden genomen en zal de indiener niet geïnformeerd worden over de wijze van afhandeling.

Overige aspecten

Als je van mening bent dat jouw klacht niet volgens de bovengenoemde werkwijze is behandeld, of dat deze klacht naar jouw mening nog steeds niet bevredigend is afgehandeld, dan kun je dat kenbaar maken bij onze kwaliteitsbepaler en/of compliance officer.

De kwaliteitsbepaler respectievelijk de compliance officer draagt er zorg voor dat de klant, de eigen medewerker dan wel de andere belanghebbende die te goeder trouw en met inachtneming van de bepalingen van deze regeling een klacht heeft gemeld, op geen enkele wijze daardoor in zijn positie wordt benadeeld.

Wij wijzen je erop dat op al onze dienstverlening onze algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van toepassing zijn en dat de afhandeling van klachten binnen het kader van deze voorwaarden geschiedt.

Mede in verband met onze beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van jouw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.

Wij vertrouwen op een goede verdere relatie en samenwerking.

De directie van Huibers accountants – adviseurs.